Obecne technologie pozwalają na tworzenie co raz bardziej funkcjonalnych stron internetowych. Jeszcze do niedawna strony internetowe pełniły jedynie funkcję informacyjną. Jak to wygląda dzisiaj? Obecnie 99% tworzonych serwisów przez agencje interaktywne wspierane są systemami zarządzania treścią, które umożliwiają właścicielowi strony, szybką edycję treści, bez znajomości języków programowania. Newslettery budują relację pomiędzy firmą, a klientami, zachęcają do ponownego odwiedzania strony WWW. Serwisy internetowe posiadają zaawansowane systemy do gromadzenia informacji o klientach oraz zarządzania nimi, statystyki badające zachowania użytkowników, aż oprogramowanie usprawniające działanie firmy. Jednym z tego typu oprogramowań jest rozszerzenie systemu XCMS, służące do budowania bazy klientów, zarządzania nimi oraz prowadzenia rachunkowości.
XCMS Invoices został stworzony nie dla samego wystawiania faktur online, a dla wystawiania faktur online, w błyskawicznym tempie. Skonfigurowane rozszerzenie do wystawienia faktury potrzebuje wpisania ceny. To jedyna operacja wymagająca użycia klawiatury, reszta to listy i guziki. Jak to wygląda w praniu?
Konfiguracja systemu polega na wprowadzeniu klientów do bazy danych, produktów bądź usług, oraz języki z jakimi program będzie pracował – tak, program wystawia dokumenty wielojęzyczne z automatyczną konwersją walut. To nie jedyne funkcje programu, ale zdecydowanie najważniejsze. Utworzony dokument możemy pobrać na komputer lub za pomocą jednego kliknięcia wysłać klientowi na maila. Program bada terminowość płatności. W przypadku spóźnienia dany rekord zostaje wyróżniony kolorem, pojawia się przy nim dodatkowy przycisk „Wyślij ponaglenie”. Są to podstawowe funkcje potrzebne do zarządzania dokumentami finansowymi, oprócz tych mamy możliwość edycji, stworzenia korekty, podglądu, wysłania maila do klienta, usunięcia dokumentu.
Wielojęzyczność programu polega na tworzeniu faktur dla klientów zagranicznych z tłumaczeniem danych usług, nazw pól. Dodawane są również ceny w walucie klienta. Kurs aktualizowany jest na bieżąco. Jak wystawiać faktury z tłumaczeniem? Wystarczy przy dodawaniu klienta zaznaczyć skąd pochodzi. Program automatycznie pobierze te informacji i dokona tłumaczenia oraz konwersji cen.
Ciekawym elementem są statystyki finansowe. Na głównym panelu aplikacji są prezentowane zestawienia, wystawionych faktur do kosztów, zestawienie pięcioletnie z każdego miesiąca oraz zestawienie samych kosztów i porównanie ich ze sobą. Dział kosztów to kolejna wartościowa funkcja, służąca głównie do prezentacji danych, zestawień właśnie w statystykach.
Kolejna funkcja warta uwagi to szablony dla faktur. Każdy bez znajomości języków programowania, za pomocą prostego edytora online, może stworzyć swój niepowtarzalny szablon dokumentu. Można ich posiadać dowolną ilość o różnej kolorystyce czy układzie. Możliwości jest wiele. Chcący uatrakcyjnić swoje dokumenty mogą tworzyć design, na każde święto, porę roku.
Podsumowując XCMS Invoices jest bardzo ciekawą pozycją w zapleczu administratora. Oprócz zarządzania stroną internetową oraz treści znajdujących się na niej mamy do dyspozycji maszynę ułatwiającą prowadzenie firmy z dowolnego miejsca na ziemi z połączeniem do internetu.